¿Qué es una hoja de horas?
Una hoja de horas es una herramienta física o virtual que le permite registrar y llevar un control del tiempo trabajado. Eso significa que, como empleador, podrá ver exactamente cuántas horas ha trabajado cada empleado.
Las hojas de horas se conocían antiguamente como libros de horas. Se utilizaron por primera vez en el siglo XIX en forma de hoja de papel que incluía tareas, días de trabajo y horas de trabajo escritas en ella. Los empleados las sellaban a través de máquinas de control de tiempo cada vez que llegaban o salían del trabajo. Eran esenciales para determinar el salario de un trabajador.
En un entorno laboral, su uso principal es para nóminas, gestión de recursos humanos y contabilidad. Las hojas de tiempo funcionan como una base de datos que contiene todas las entradas de tiempo necesarias para que los empleadores paguen a los trabajadores de forma justa. También proporcionan la prueba de su trabajo si usted no tiene otra solución similar en su lugar.
También puede utilizar las hojas de tiempo en la gestión de proyectos. Saber cuánto tiempo dedica su equipo a las tareas puede ayudarle a detectar problemas de gestión del tiempo y a mejorar su forma de trabajar.
Aparejadas con otros métodos y herramientas, las hojas de horas aumentan la transparencia. Más personas verán cuánto tiempo has trabajado, cuántos descansos has hecho y cuándo te has tomado un día libre. En el caso de las hojas de tiempo virtuales, como el software de gestión de proyectos o las herramientas de seguimiento del tiempo, los gestores de proyectos pueden ver en qué han trabajado los demás y durante cuánto tiempo.
Al contar las horas exactas dedicadas a las tareas, también calculará el coste del proyecto, la tasa de compromiso de sus empleados y cuántos recursos necesitará.
Las herramientas en línea pueden permitirle añadir tiempo según un proyecto o tarea específica:
Los empleados pueden incluso utilizarlas para mejorar su productividad. Podrán ver exactamente cuántas horas han dedicado a una tarea y visualizar cómo han invertido el tiempo diariamente.
La mayor transparencia y los datos objetivos pueden ayudarle a ganarse la confianza de sus empleados. Ya no cuestionarán si los demás trabajan tanto como ellos o si los directivos les pagan menos de lo que merecen.
Una de las ventajas más importantes de las hojas de horas y la razón de su uso generalizado es el hecho de que permiten que todos los trabajadores trabajen las mismas horas. Para los horarios típicos de 8 horas, será obligatorio que todos los empleados sumen las horas diarias que coincidan con ese umbral. Lo ideal es que todos trabajen exactamente el mismo periodo de tiempo que los demás miembros del equipo.
Las empresas pueden beneficiarse porque los directivos tendrán una visión general de adónde va su dinero y cómo dividen los gastos. Como resultado, pueden reducir los costes o dejar de invertir dinero en áreas donde no tiene sentido económico y redirigir esos fondos para actividades más rentables.
Pasando a la importancia del tiempo para la nómina y la contabilidad. Si te pagan en función de las horas facturables, una hoja de horas será la primera prueba que podrás mostrar para justificar tus ingresos. Los autónomos y los trabajadores por hora pueden utilizar estas hojas de horas para comparar sus entradas de tiempo anteriores entre sí o para hacer estimaciones realistas para futuros proyectos.
Hojas de horas digitales frente a las de papel
En comparación con las hojas de horas de papel, con las herramientas online basadas en la nube es menos probable que pierdas datos. ¿Cubrirse con todos los papeles? La mayoría de ellas almacenan tus datos de forma segura en servidores o en la nube durante muchos años e incluso pueden facilitar la búsqueda entre todo el desorden.
Aunque no lo creas, algunas empresas siguen utilizando hojas de horas en papel. Esto se debe a que las hojas de horas físicas tienen sus ventajas, como el ahorro de costes y la simplificación de todo el proceso.
Aquí tiene una plantilla de hoja de horas gratuita que puede utilizar ahora mismo. También está disponible en formato PDF.