En algunas empresas, cuando los empleados hacen horas extras, sus empleadores no les pagan las horas extras, sino que optan por darles vacaciones anuales para utilizarlas más adelante.

Time Off In Lieu of Overtime (TOIL) es el nombre de esto, y es más común en las empresas que tienen arreglos de trabajo flexibles, cargas de trabajo variables, o procesos que requieren que un cierto número de personas estén presentes a la vez.

Por lo tanto, los lugares que tienen una demanda repentina de personal, como los restaurantes, los centros de llamadas o los contratistas de seguridad, pueden utilizarlo cuando realmente necesitan una cobertura adicional, pero no pueden (o no quieren) presupuestar el pago de horas extras.

Puede ser un dolor de cabeza para administrar, pero puede ser un compromiso útil en ciertos casos.

Aquí hay una guía rápida de cómo funciona.

¿Qué es el tiempo libre por sustitución?

El tiempo libre por sustitución es cuando alguien trabaja horas extras, pero en lugar de recibir una paga extra por sus esfuerzos, se le concede una asignación de vacaciones anuales por otro tiempo («por sustitución» significa «en lugar de»).

Por lo tanto, si la empresa está muy ocupada y necesita que todos trabajen, el jefe puede decir: «Si trabajas medio día el sábado, te lo devolveré en TOIL».

Si el empleado no tiene nada que hacer ese sábado, puede estar encantado de echar una mano, sabiendo que se guardará medio día de vacaciones que podrá utilizar más adelante.

¿Cuáles son las reglas del TOIL en el Reino Unido?

En primer lugar, no hay reglas definidas que podamos decirle: son las empresas y los empleados quienes deben definir los términos de un acuerdo TOIL.

Suele utilizarse de forma no oficial, sin que haya una política establecida por escrito en ningún sitio.

Esto puede ocurrir a menudo en las empresas más pequeñas, donde la tentación de mantener las cosas informales y confiar en los acuerdos verbales es fuerte (hasta que algo va mal).

Y se puede imaginar que las cosas van mal si no está escrito. ¿Qué pasa si alguien trabaja con un acuerdo TOIL, pero se olvida convenientemente de su asignación de vacaciones extra?

El TOIL se solicita a menudo con poca antelación, pero eso no significa que haya que saltarse las formalidades.

¿Cómo deben tratar las empresas el TOIL?

Empieza, como siempre recomendamos, por tener una política de ausencias del personal adecuada.

Esto no tiene por qué ser una empresa importante si aún no tiene una. De hecho, hemos creado algunas plantillas personalizables para usted.

En organizaciones más grandes, la creación de normas en torno al TOIL puede resultar complicada. Aun así, si su empresa es del tipo que puede requerir el uso de Tiempo Libre por Sustitución, vale la pena añadir una sección en su política sobre cómo funciona y cómo se registrará.

Esto debería incluir:

• ¿Cuántos días como máximo se pueden acumular como TOIL
• Cuándo hay que utilizar los días TOIL (a final de año o antes?)
• ¿Cuánto TOIL, en toda la empresa, es demasiado? (Si se acumula demasiado, aumentará la demanda de vacaciones más adelante en el año)

Recuerde que no se puede obligar a los empleados a hacer horas extras, ni a decir que sí a un acuerdo TOIL. Además, hay que respetar la normativa sobre el tiempo de trabajo de 1998, que establece que no pueden trabajar más de 48 horas semanales (incluidas las horas extraordinarias) sin un acuerdo por escrito.

Las desventajas de los acuerdos TOIL

El TOIL se suele utilizar cuando la carga de trabajo es especialmente intensa para todos los miembros de la empresa.

Pero puede poner de manifiesto problemas de personal si se recurre a él con frecuencia a lo largo del año. Como medida temporal está bien, pero si se utiliza en exceso, puede alterar el programa de vacaciones. Si la persona A recupera el tiempo TOIL, lo que hace que a la persona B se le deniegue su solicitud en ese día, es injusto.

Si se recurre mucho a él para cubrir las carencias de personal, es evidente que hay problemas subyacentes de personal que deben abordarse a largo plazo.

Si el TOIL no se gestiona correctamente, podría provocar el caos hacia finales de año, cuando todo el mundo quiera utilizar las vacaciones extra que ha acumulado. También existe la posibilidad de que se produzca un desequilibrio general en toda la empresa si la gente empieza a estresarse por todas las horas extra que está trabajando, lo que lleva a que se soliciten más permisos y, posiblemente, a que se produzcan más bajas por enfermedad. No es bueno.

Los empleados deben saber exactamente cómo se registran sus contribuciones, para que puedan entender a qué tienen derecho, y saber que se les está tratando de forma justa en comparación con sus colegas.

Tener políticas claras de ausencia & TOIL, y un sistema adecuado de registro de las vacaciones es importante para evitar cualquier problema en el futuro.