No importa lo pequeño que sea, las empresas tienen que utilizar el presupuesto y tener un presupuesto empresarial de trabajo para una buena gestión financiera. Hay muchas empresas pequeñas o microempresas que funcionan sin un presupuesto empresarial. Si tienen un presupuesto, probablemente lo hayan elaborado para un préstamo bancario o para un plan de negocio que mostrar a los inversores ángeles o a los capitalistas de riesgo y luego se hayan olvidado de él.

Los empresarios suelen estar tan centrados en el producto o servicio que ofrecen al mercado que la gestión de las finanzas pasa a un segundo plano. La elaboración de presupuestos y la gestión financiera no son precisamente las cosas más apasionantes que puede hacer un empresario. Suelen posponerse porque los nuevos empresarios están ocupados y no quieren dedicar mucho tiempo a las cuestiones financieras. Aquí es donde cometen su error. Las pequeñas empresas que evitan los detalles financieros tienen muchas más probabilidades de fracasar que las que prestan atención.

El presupuesto de trabajo

El término «presupuesto de trabajo» significa que es un trabajo en curso. El propietario lo mira todos los días, lo consulta, lo sigue y hace ajustes. Es el plan de juego para el negocio.

Un presupuesto financiero de trabajo es necesario desde que un empresario concibe una idea hasta que esa idea se pone en marcha. Un empresario no puede saber si una idea es incluso realista para un negocio sin un presupuesto de trabajo. Para el propietario de una pequeña empresa, el presupuesto de trabajo le ayuda a evaluar la salud financiera de la empresa. El propietario de la empresa no puede saber hacia dónde va o qué oportunidades potenciales o escollos le esperan a menos que tenga un presupuesto.

¿Qué hay en un presupuesto financiero de trabajo?

Un presupuesto empresarial de trabajo incluye el dinero o los ingresos por ventas que una empresa espera recibir y el dinero que espera pagar por los gastos. El propietario de un negocio debe completar un presupuesto para un año y observar las variaciones entre las cifras presupuestadas y las cifras reales. Lo ideal es que el empresario proyecte un presupuesto para un par de años.

Al final de un año, el presupuesto puede ajustarse para el segundo año. Si la empresa necesita solicitar un préstamo bancario o quiere captar inversores, tendrá un documento listo para mostrarles. En realidad, será una visión rápida de cómo está funcionando la empresa.

¿Cómo se obtienen los números?

Si usted es un propietario de un negocio establecido, puede utilizar sus propios datos históricos. Si usted es un nuevo propietario de un negocio o un empresario con sólo una idea, tendrá que hacer algunas investigaciones. Por ejemplo, tendrá que investigar sus fuentes de ingresos. ¿Quién comprará su producto o servicio? ¿Qué volumen de negocio prevé que tendrá su plan de publicidad? ¿Ha fijado el precio de su producto? Es posible que desee observar otras empresas que venden un producto o servicio similar antes de fijar su precio o responder a estas preguntas.

Estas cifras se convierten en las cifras de ingresos de su presupuesto. Para ser conservador, redúzcalas en una cuarta parte. Si se encuentra en una economía en recesión, podría reducirlas más. Si está en una economía en auge, es posible que no quiera reducirlos en absoluto.

Estimar los gastos es probablemente más fácil. Hay dos tipos de gastos. Los gastos fijos son aquellos como el alquiler. No cambian de un mes a otro. Anota todos tus gastos fijos. Los gastos variables sí cambian de un mes a otro. Son las facturas de los servicios públicos, el presupuesto para publicidad y otros elementos. Anota todos los gastos variables. Aquí tienes una práctica hoja de cálculo del presupuesto empresarial que puedes utilizar como formato para mantenerte organizado. Imprímela y utilízala. Puedes añadir elementos si lo necesitas o marcar los que no tengan sentido para tu negocio. Cuando termines de estimar tus gastos, auméntalos en una cuarta parte. Al reducir sus ingresos en una cuarta parte y aumentar sus gastos en una cuarta parte, está siendo conservador y puede tener algo de dinero sobrante para un fondo de contingencia.

¿Qué puede pasar si no tiene un presupuesto para su negocio?

Podría quebrar fácilmente el negocio. Tiene que estar seguro de que puede obtener suficiente flujo de caja y beneficios de su empresa para poder cubrir los gastos asociados a la misma. La única manera de hacerlo es establecer un presupuesto. El presupuesto le da cierto control.