¿Por qué es tan importante una incorporación adecuada? Porque la rotación de personal es costosa, astronómicamente. El costo de reemplazar a un empleado de nivel inicial es de 30 a 50 por ciento del salario anual de la persona. Y, en el caso de los empleados de nivel medio y superior, puede alcanzar entre el 150 y el 400 por ciento, respectivamente. Cada vez que se produce una salida, la moral y la productividad se resienten. Por eso es vital que todas las organizaciones retengan a su gente, y pueden empezar por ofrecer un proceso de incorporación bien diseñado para educar a los nuevos empleados sobre su lugar dentro de la cultura más amplia.

Un estudio de la empresa de análisis Aberdeen Group descubrió que el 86 por ciento de los encuestados consideraba que la decisión de un nuevo empleado de permanecer en una empresa a largo plazo se toma en los primeros seis meses de empleo. Eso requiere una gran primera impresión. Las nuevas contrataciones son caras. Usted quiere proteger su inversión en contratación. Un proceso de incorporación impresionante que dure más de un día o que comience incluso antes del primer día con el compromiso y la información puede lograrlo. Confiar en una orientación de RRHH de un día, una serie de tareas administrativas no relacionadas y una carpeta de formularios no funciona. Especialmente con la nueva generación de trabajadores que esperan rapidez y automatización.

«El onboarding es la oportunidad perfecta para causar una impresión positiva y duradera en un nuevo empleado», dice Ben Eubanks, bloguero de UpstartHR. «Realmente es la fase de luna de miel para los nuevos empleados. Acaban de aceptar venir a trabajar a una nueva empresa, y están preparados para ser cautivados. Pero el empleador debe cumplir.

Un programa de onboarding que cumple con todas las formas correctas logrará estos objetivos:

Reduce el tiempo hasta la productividad:
La métrica del tiempo hasta la productividad, que está ganando rápidamente aceptación como una medida crítica en los círculos de reclutamiento y gestión del talento, tiene varios significados. Algunos lo definen como el tiempo necesario para que los nuevos empleados tengan toda la información, las habilidades y el equipo necesarios para realizar su trabajo a un nivel productivo. Otros dicen que es el tiempo necesario para que los nuevos contratados alcancen la competencia laboral de un empleado que lleva dos años en la organización. En cualquier caso, una incorporación adecuada hace que los empleados se pongan al día mucho más rápidamente, de modo que en pocas semanas es difícil distinguir entre los nuevos y los veteranos.

Reduce el estrés:
Las conjeturas que deben hacer los nuevos empleados son suficientes para provocar una gran cantidad de ansiedad. Al decirles a los nuevos empleados lo que necesitan saber antes de que lo sepan, una incorporación adecuada reduce el efecto negativo que se produce de forma natural al entrar en una nueva situación y hace posible que los nuevos empleados se concentren en su trabajo en lugar de en su angustia.

Reduce la rotación:
En muchas industrias, las organizaciones pierden hasta el 15 por ciento de los empleados al año, y ya hemos mencionado por qué esto es muy costoso. Los programas de incorporación sólidos garantizan a los empleados nuevos y existentes que se les valora y que tienen todas las herramientas necesarias para tener éxito. Demuestran de forma tangible que la organización se preocupa de verdad por sus empleados y hacen que sea mucho menos probable que busquen otro lugar.

Desarrolla el conocimiento del trabajo:
Además de enseñar a los nuevos empleados la misión, la visión, los valores y la cultura de la
organización, una incorporación adecuada garantiza que los nuevos empleados comprendan plenamente sus
funciones y cómo se relacionan con las operaciones generales de la organización. Los nuevos empleados aprenden lo que se espera de ellos, cómo deben actuar y cómo y cuándo serán evaluados. La educación previa evita errores perjudiciales en el futuro.

Lo que hacen los mejores:En su encuesta, el Grupo Aberdeen descubrió que las organizaciones de mayor rendimiento del mundo han implementado iniciativas de incorporación que logran estos objetivos. Como resultado de sus esfuerzos, el 66 por ciento informa de una mejor asimilación de los nuevos empleados en la cultura de la empresa, el 62 por ciento informa de mayores ratios de tiempo y productividad, y el 54 por ciento informa de un mayor compromiso de los empleados.

Estas empresas hacen un trabajo estelar a la hora de retener a los nuevos empleados, consiguiendo que alcancen el nivel deseado de rendimiento rápidamente, y mejorando la satisfacción de los directivos con el proceso y las contrataciones. Sus procesos de incorporación también minimizan la interrupción del resto de la organización y construyen estratégicamente la confianza entre los nuevos y los veteranos contratados.
El 83% de las mejores organizaciones comienzan la incorporación antes del primer día, dando una cálida bienvenida a los nuevos contratados y abordando los asuntos administrativos por adelantado. El 52% cuenta con la participación activa de un directivo en el proceso. Por ejemplo, un jefe de departamento puede enviar una nota personal a cada nuevo empleado, o el director general puede hacer una presentación para un grupo de nuevos empleados.

Según el Grupo Aberdeen, las empresas de mayor rendimiento también asignan la mayor parte de la responsabilidad de la incorporación a los directores de contratación y a los responsables de la línea de negocio. Estas personas se encargan de la asimilación y la alineación en lugar de las tareas mundanas que pueden ser manejadas por los coordinadores de recursos humanos (por ejemplo, asegurar un pase de estacionamiento para un nuevo empleado).

¿Qué significa el ROI de la incorporación para su organización?
Antes de comenzar a crear métricas, entienda qué objetivos quiere que un programa de incorporación
logre. Luego, qué significan esos objetivos para su organización. ¿Su objetivo es crear un gran equipo con excelentes relaciones entre compañeros, con altos niveles de iniciativa y creatividad? ¿Quiere orientar a los empleados para inculcarles un sentido de continuidad y tradición? Quiere crear objetivos que cultiven la retención. Tal vez quiera que su programa de incorporación apoye a los empleados en la consecución de sus primeros éxitos. ¿Qué valor tiene eso para su empresa?

Incluso si cree que domina la misión, la visión y los valores de su organización, no está de más revisarlos en el contexto de la incorporación. Muchos líderes de RRHH ignoran el establecimiento de algunas líneas de base para el retorno de la inversión. ¿Por qué? Porque esto tiende a ser la recopilación de métricas sobre las habilidades blandas y eso puede ser bastante subjetivo. Evaluar el valor que se deriva para la empresa cuando los nuevos empleados se incorporan y se aclimatan y luego
establecer una línea de base sobre el tiempo de éxito puede ser desalentador.

Así que tómese su tiempo. Involucre a los socios adecuados y mantenga las conversaciones necesarias. Esto no sólo proporciona un contexto de negocio, sino que asegura que lo que descubra proporcionará una visión estratégica y ayudará a educar a otros sobre las funciones y responsabilidades de RRHH.

¿Cuáles son las métricas de incorporación más críticas?
Aberdeen, la firma de análisis, identifica que las mejores organizaciones son casi
dos veces más propensas a tener métricas específicas de incorporación. Estas empresas consideran que el compromiso de los empleados (4,49), la retención (4,44) y el tiempo de productividad (4,42) tienen el mayor valor tanto para RR.HH. como para la empresa.

El compromiso de los empleados puede medirse de muchas maneras, pero los expertos recomiendan evaluar la satisfacción de los nuevos empleados con las iniciativas de incorporación de toda la organización y de grupos específicos a los 30 días, seis meses y un año. Al mismo tiempo, es una buena práctica medir el porcentaje de sus gerentes de contratación que están satisfechos con el proceso de incorporación y la preparación de su nuevo empleado.
Puede crear encuestas para generar información tanto de los nuevos empleados como de sus gerentes.

¿Por qué es tan importante la retención de los nuevos empleados? Porque los empleados que pasan por un programa de incorporación consistente se comprometen más y con mayor intensidad. Asimismo, demuestran que es menos probable que renuncien. No como los nuevos contratados que se lanzan a un trabajo en frío. Si ha experimentado el fenómeno de las «renuncias rápidas» -nuevos empleados que renuncian a los 90 días o a los seis meses- conoce el riesgo para la organización.

Medir las tasas de retención de seis y 12 meses de los nuevos empleados y comparar los resultados con los de cuando se tenía una orientación manual, basada en papel, y comparar con el proceso de incorporación consistente e individualizado.

La mayoría de los nuevos empleados ya han comprado la historia de su empresa y quieren participar. El proceso de incorporación toma a estas personas entusiastas y las involucra y conecta rápidamente con la vida de la organización. Ese compromiso conduce al compromiso de los empleados. Y su compromiso conduce a los logros

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