Toda organización necesita un programa de seguridad por escrito, ya sea tan simple como un plan de simulacro de incendio en una oficina o tan complejo como el control de patógenos en un hospital de gran actividad. Como líder empresarial, puede preguntarse si realmente necesita poner sus políticas de seguridad por escrito, especialmente si su organización es pequeña.

Para las grandes empresas, los programas de seguridad por escrito son esenciales porque la responsabilidad debe asignarse claramente para evitar la confusión.

Para las pequeñas empresas con operaciones sencillas y pocos peligros, puede parecer posible comunicar eficazmente las políticas y los procedimientos verbalmente y mediante el ejemplo. Sin embargo, los empleadores tienen una responsabilidad legal en virtud de la ley relacionada con la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) de:

• Utilizar etiquetas y señales escritas o códigos de colores para advertir a los empleados de los peligros.
• Comunicar a los empleados los procedimientos operativos relacionados con la seguridad y la salud.
• Proporcionar formación en materia de seguridad a los empleados en un idioma y vocabulario que entiendan.

Una serie de normas de la OSHA requieren que los empleadores tengan programas de cumplimiento por escrito. El de mayor alcance es el programa de comunicación de riesgos, que afecta a todos los empleadores que fabrican, almacenan o utilizan productos químicos peligrosos.

También hay requisitos de programas escritos específicos para diferentes industrias. Por ejemplo, los centros de atención sanitaria deben contar con planes escritos de control de la exposición a patógenos transmitidos por la sangre para proteger a los trabajadores.

Los empleadores pueden utilizar el portal de Inicio Rápido de Asistencia al Cumplimiento de la OSHA para averiguar qué requisitos normativos se aplican a sus empresas.

La mayoría de los municipios tienen también sus propias normas sobre los planes de seguridad de las empresas en caso de incendio y mal tiempo. El primer paso para cumplir con todos estos requisitos es poner por escrito las políticas de seguridad.

Una política escrita también puede ayudar a su empresa a establecer una cultura de seguridad. Y una cultura centrada en la seguridad puede proteger a sus empleados y a su marca de empleador a medida que crece.

Beneficios de las políticas de salud y seguridad por escrito

Incluso si no hay un requisito reglamentario claro para un plan de seguridad por escrito, tener uno puede beneficiar a su negocio de otras maneras además del cumplimiento.

Después de todo, el objetivo principal es prevenir las lesiones, enfermedades o muertes en el lugar de trabajo que podrían causar daños y dificultades financieras a sus trabajadores, sus familias y su organización. Un plan fácil de consultar es más probable que se siga.

Poner su plan por escrito también puede ayudar a reducir los costes relacionados con las primas de indemnización de los trabajadores. Esto se debe a que cuando tiene un programa de seguridad por escrito para que sus empleados lo sigan, es más probable que sus empleados recuerden las mejores prácticas de seguridad y los entrenamientos específicos mientras trabajan.

Un plan de seguridad por escrito también puede comprometer a los trabajadores a alcanzar y mantener los objetivos de seguridad de su organización. Cuando construye una cultura de seguridad y cumplimiento, no sólo puede ahorrar en tiempo de trabajo perdido y reclamaciones de seguros, sino que también puede ver un aumento en la productividad porque se dedica menos tiempo a resolver problemas relacionados con la seguridad.

Consecuencias de no tener un programa de seguridad adecuado

Debido a que la OSHA y muchos otros organismos gubernamentales sólo hacen inspecciones de seguridad en respuesta a un incidente, puede ser fácil para una empresa volverse complaciente con las políticas de seguridad. Pero cuando se produce una lesión o un accidente que lleva a los inspectores a las instalaciones, la OSHA puede examinar todo el programa de seguridad de la organización, no sólo el incidente inicial.

En estos casos, es importante tener una política de seguridad por escrito, para demostrar a los investigadores que su empresa se toma en serio la seguridad de los trabajadores. Es cuando la OSHA acude al lugar para investigar y descubre que no hay nada establecido cuando es más probable que se produzcan citaciones y multas costosas.

Cabe destacar que las nuevas sanciones máximas que OSHA puede imponer son:

• 13.494 dólares por infracción grave, no grave o de los requisitos de publicación
• 13.494 dólares por día por no corregir los problemas después del plazo establecido por OSHA
• 134.937 dólares por infracción intencionada o repetida

Mejores prácticas para construir un programa de seguridad en el lugar de trabajo

¿Cómo puede crear o actualizar el plan de seguridad de su organización? OSHA recomienda que los empleadores se centren en siete elementos básicos:

Liderazgo de la dirección

Para ser eficaces, los programas de seguridad escritos necesitan la participación de la dirección.

Un enfoque descendente ayuda a establecer el tono y el camino para compartir sus políticas de seguridad, desde la dirección a la gerencia y luego a los empleados. Al igual que la cultura comienza en la cima, también lo hace el compromiso con la seguridad.

Participación de los trabajadores

La información sobre seguridad debe fluir también hacia arriba en su organización.

Los empleados pueden tener observaciones y preocupaciones de primera mano que deben formar parte de su plan de seguridad escrito, por lo que es conveniente establecer una vía clara para compartir esa información con los gerentes y la dirección.

Las opiniones de los empleados pueden ayudar con el tercer elemento central de un buen plan de seguridad: la identificación de los peligros.

Identificación y evaluación de los peligros

Todo lugar de trabajo necesita un plan de seguridad básico que describa las salidas de emergencia en caso de incendio y qué hacer en caso de una emergencia meteorológica o de seguridad pública. Pero para ir más allá de lo básico, cada empresa debe hacer un balance de su propio perfil de peligros y riesgos. Esto comienza con un análisis de riesgos laborales (JHA), que es una evaluación de las operaciones de su empresa y de los riesgos que conlleva.

Por ejemplo, una tintorería que trabaja con elementos de calefacción y productos químicos tendrá un conjunto de peligros y riesgos muy diferente al de una guardería, donde los equipos de juego, la manipulación de alimentos y la seguridad del lugar son cuestiones clave de seguridad.

Pasearse por su local, incluyendo las áreas de almacenamiento y las zonas exteriores, y recorrer las tareas que realizan sus empleados puede ayudarle a elaborar una lista de peligros potenciales que su plan debe cubrir.

Si su negocio tiene más de un local, tendrá que desarrollar un plan de seguridad personalizado para cada uno de ellos. Por ejemplo, una empresa de transporte que tiene montacargas en un sitio y no en otros necesitará un programa de seguridad para montacargas, al menos para ese lugar.

Prevención y control de peligros

Identificar los peligros es el primer paso. El siguiente es desarrollar procedimientos y políticas para prevenir lesiones y enfermedades debidas a esos riesgos.

Así, para una empresa que sólo opera con carretillas elevadoras en uno de sus locales, una política básica de prevención de riesgos sería decir que sólo los trabajadores que han sido formados en el manejo y la seguridad de las carretillas elevadoras pueden utilizar el equipo, incluso si hay escasez de personal y personas de otros locales han venido a ayudar.

Una guardería, por otro lado, podría tener puertas de entrada con control de teclado y una estricta política escrita de no llamar a visitantes inesperados. Y una tintorería tendrá normas sobre cómo manejar con seguridad los productos químicos que utilizan, así como hojas de datos de seguridad de los materiales (MSDS) sobre cada producto químico.

Educación y control

Cuando haya identificado sus peligros y desarrollado procedimientos de prevención y control para cada uno de ellos, el siguiente paso es formar a sus empleados en su plan de seguridad. El programa que establezca dependerá del nivel de riesgo y de la formación continua que se requiera para gestionar los peligros, mantener el cumplimiento de las normas y mantener a su personal seguro.

Algunas organizaciones pueden necesitar sólo una formación anual, mientras que otras necesitan una formación mensual para mantener a los empleados centrados en evitar los peligros.

Evaluación y mejora del programa

Al igual que sus empleados necesitan una formación regular para mantener la seguridad en mente, su programa de seguridad necesitará revisiones y actualizaciones regulares. Es una buena práctica revisar sus políticas anualmente, como mínimo, para asegurarse de que cubren todos los peligros actuales.

Entre las revisiones anuales, es una buena idea volver a revisar su política escrita cada vez que sus operaciones cambien, incluyendo:

• El uso de nuevos productos químicos en el sitio
• La adición de nueva maquinaria
• La implementación de nuevos procesos
• El trabajo con nuevos materiales

Hay un último elemento central que su plan de seguridad necesita: la comunicación con los empleados externos, contratados y temporales.

Comunicación con los trabajadores contratados y temporales

Mantener a sus empleados in situ al día en materia de seguridad es imprescindible. Si tiene empleados a distancia, empleados que viajan bastante, o trabajadores temporales y contratados, asegúrese de que su programa los incluye también.

Eso significa mantener a esos trabajadores al tanto de la formación y las actualizaciones. También puede significar la descripción de las mejores prácticas de seguridad para los trabajadores mientras viajan y trabajan a distancia.

Recursos para crear un gran programa de seguridad de los trabajadores

El Programa de Consultas in situ de la OSHA ofrece asesoramiento gratuito a las PYMES que buscan establecer o mejorar sus políticas de seguridad. También puede trabajar con una organización profesional de empleadores (PEO) para desarrollar un programa de seguridad personalizado para su negocio, desde los procedimientos básicos de seguridad y salud en la oficina hasta un programa detallado en varios sitios para empresas más grandes. Independientemente del camino que elija, las aportaciones adicionales pueden ayudarle a crear un programa de seguridad que proteja a sus trabajadores y a su empresa.

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Descargo de responsabilidad: La información proporcionada en este blog se presenta únicamente con fines informativos e ilustrativos. Insperity no proporciona asesoramiento legal y ninguna información incluida aquí debe ser considerada como tal.