Hay múltiples opciones para integrar Workday con otros sistemas. Al tratarse de un producto relativamente nuevo, es posible que no siempre esté claro qué enfoque se adapta mejor a las necesidades de su empresa. Hay una serie de preguntas y/o dilemas a los que puede enfrentarse al inicio de su implementación, incluyendo:

• ¿Opciones de integración de Workday frente a proveedores de integración tradicionales, o una combinación de ambos?
• ¿Integración punto a punto frente a métodos de integración de mejores prácticas?
• ¿Cómo reutilizar las integraciones de Workday a lo largo de un enfoque de implantación de Workday por fases?
• ¿Cómo minimizar los riesgos de integración asociados a los lanzamientos regulares del producto y a la actualización de Workday y de los sistemas posteriores?
• ¿Cómo minimizar la dependencia a largo plazo de expertos externos en la materia de Workday para dar soporte y gestionar las integraciones?

La clave es evaluar su situación específica y considerar el enfoque que mejor se alinee con sus objetivos empresariales a corto y largo plazo. Uno de los errores más comunes que he visto es que las organizaciones sólo evalúan la integración con la aplicación de Workday en lugar de validar la integración desde una perspectiva de extremo a extremo, lo que implicará una serie de sistemas descendentes.

Evite la integración punto a punto

Esto puede parecer obvio, ya que las integraciones punto a punto son un problema conocido desde hace mucho tiempo que ha causado desafíos tanto para el negocio como para TI durante muchos años. Sin embargo, podría ser tentador adoptar este enfoque para una implementación rápida y sencilla de Workday o de cualquier otra solución SaaS. Sólo tiene que usar un poco de imaginación para pensar en la compleja red de integraciones que podría crear cuando empiece a utilizar más productos SaaS en el futuro.

Tome una visión centrada en los procesos

Workday mejorará su funcionalidad existente relacionada con HCM y agilizará sus procesos empresariales, pero no es un sistema ERP completo. Por lo tanto, es importante adoptar una visión de la integración centrada en los procesos para evitar la duplicación y maximizar las eficiencias que espera como parte de su despliegue.

Algunos ejemplos de dónde es importante una visión centrada en los procesos incluyen:

• Determinar si un proceso de negocio de Contratación se inicia directamente en Workday o si un sistema de contratación externo debe desencadenar el proceso a través de la integración
• Determinar cómo aplicar la regla de comprobación de duplicación específica de la empresa regla de comprobación durante un BP de contratación integrado
• Definir qué debe integrarse a los sistemas de nómina (u otros) cuando se inicia un BP de terminación en Workday
• Comprender el impacto de la integración en los sistemas posteriores debido a las funciones Rescindir, Cancelar y Corregir en Workday
• Asegurarse de que los procesos y la captura de datos no se duplican cuando Workday se integra con otros ERPs de Nómina o Financieros

El diseño de los procesos de negocio «To-Be», complementado con los puntos de integración, debería hacerse normalmente por adelantado.

Elija el middleware adecuado para su situación

Workday proporciona su propio middleware de integración basado en la nube que es muy adecuado para construir partes de integración que se sitúan cerca del dominio de Workday. Sin embargo, las plataformas de middleware (on-premise o iPaaS) ajenas a Workday pueden ofrecer una mayor flexibilidad a la hora de integrarse con múltiples aplicaciones.

Considere lo siguiente antes de elegir qué plataforma de middleware utilizar:

• ¿Su organización cuenta con una plataforma de middleware y habilidades existentes?
• ¿La actualización semestral del producto Workday afectará a los puntos de integración que construya?
• Es probable que el número de puntos de integración de Workday sea menor en una plataforma de middleware externa, por ejemplo, el modelo común de datos de los trabajadores sólo tendría que construirse una vez.
• Una plataforma de middleware externa puede proporcionar más flexibilidad y características para integrarse con los sistemas de destino que el middleware de Workday, por ejemplo, base de datos directa, JMS y muchos otros protocolos.
• Los conocimientos tradicionales de middleware son más fáciles de encontrar en el mercado que los necesarios para soportar la integración en el middleware de Workday.

Utilice las herramientas de integración adecuadas del kit de herramientas de integración de Workday

Hay varias opciones disponibles como parte del marco de integración de Workday y elegir la adecuada es fundamental para el soporte y el mantenimiento a largo plazo. Workday proporciona conectores listos para usar y un Enterprise Interface Builder (EIB) que son apropiados para escenarios de integración sencillos.

Requieren muy poco desarrollo pero tienen limitaciones de reutilización. Para organizaciones más grandes con escenarios de integración complejos, se pueden crear integraciones personalizadas con Workday Studio y Middleware, Message Queues y Workday Web Services.

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