El 1 de abril de 2011, ocho días antes de la fecha de entrada en vigor del 9 de abril de 2011 de la Ley de Prevención de Robo de Salarios de Nueva York (WTPA), el Departamento de Trabajo del Estado de Nueva York (NYDOL) publicó formularios muy esperados que los empleadores pueden utilizar para satisfacer los requisitos de notificación mejorados que se aplican a todos los empleadores privados en Nueva York. En virtud de la WTPA, los empleadores deben notificar a todas las nuevas contrataciones, y deben proporcionar un aviso anual a todos los empleados existentes, de lo siguiente:

• La tasa o tasas de pago del empleado;
• La tasa de pago de horas extras, si el empleado está sujeto a las regulaciones de horas extras;
• La base de pago del salario (por hora, turno o semana, a destajo, comisión, etc.);
• Los subsidios que el empleador pretende reclamar como parte del salario mínimo, incluidos los subsidios por propinas, comidas y alojamiento;
• El día de pago regular;
• El nombre del empleador y cualquier nombre bajo el cual el empleador hace negocios (DBA);
• La dirección física de la oficina principal del empleador o el lugar principal de negocios y, si es diferente, la dirección postal del empleador; y
• El número de teléfono del empleador.

Después de proporcionar esta notificación, los empleadores deben hacer que sus empleados firmen una declaración acusando recibo de la notificación escrita. Los empleadores también deben proporcionar una copia de los acuses de recibo a sus empleados y conservar los acuses de recibo durante al menos seis años. La WTPA también exige que se notifique por escrito cualquier cambio en la información requerida por la Ley con una antelación mínima de siete días naturales, a menos que dichos cambios se reflejen en las declaraciones salariales de los empleados. (1)

El Departamento de Trabajo de Nueva York preparó seis formularios diferentes diseñados para abordar los distintos requisitos de pago de salarios que se aplican a los empleados que cobran por hora (formulario LS 54), a los empleados que cobran varias horas (formulario LS 55), a los empleados que cobran una tarifa o salario semanal por un número fijo de horas (formulario LS 56), a los empleados que cobran un salario por horas variables, por día, a destajo, a tanto alzado o por otro tipo de remuneración que no sea por horas (formulario LS 57), a los empleados que reciben salarios predominantes (formulario LS 58) y a los empleados exentos (formulario LS 59).

El NYDOL publicó estos seis formularios en inglés, español, chino y coreano. El sitio web de la agencia indica que los formularios también se publicarán en polaco, criollo-haitiano y ruso, aunque los formularios en estos idiomas no estaban disponibles inmediatamente en el sitio web. Los empleados que declaren que su lengua principal es una de las lenguas no inglesas en las que el NYDOL ha emitido un formulario deben recibir la notificación escrita en inglés y en su lengua principal. Los empleados cuya lengua principal sea el inglés o una lengua distinta de las lenguas no inglesas seleccionadas por el NYDOL sólo deben recibir sus notificaciones en inglés.

Coincidiendo con la publicación de estos formularios, el NYDOL también publicó un conjunto de 41 preguntas frecuentes (FAQ), en las que la agencia abordó muchas de las preguntas que han surgido desde que el gobernador Paterson firmó la WTPA en diciembre del año pasado. Destacamos a continuación lo que creemos que son las piezas más notables de la información incluida en el FAQ:

• Los empleadores pueden desarrollar sus propios avisos, siempre y cuando los avisos contienen toda la información requerida por la WTPA.
• Los avisos anuales a los empleados existentes deben ser proporcionados entre el 1 de enero y el 1 de febrero de cada año. El intento de dar el aviso anual en otros momentos del año no satisfará el requisito anual.
• El aviso puede darse electrónicamente, pero los empleadores deben proporcionar un sistema en el que el trabajador pueda acusar recibo del aviso e imprimir una copia.
• A excepción de los empleadores en la industria de la hospitalidad, no se requiere el aviso cuando hay un aumento en una tasa y la nueva tasa se muestra en la declaración de salarios que acompaña el próximo pago de los salarios. Sin embargo, en el caso de cualquier reducción salarial, el empleado debe ser notificado por escrito antes de que se aplique la reducción.
• Los empleados a los que se les paga en virtud de un plan de bonificación o de incentivos con una frecuencia semanal o menor no necesitan recibir una notificación adicional en virtud de la WTPA, siempre que los empleados reciban inicialmente una descripción del plan o que éste aparezca claramente en la declaración salarial correspondiente al período en el que se paga.

La WTPA autoriza al Comisionado de Trabajo a incluir entre los requisitos de notificación cualquier «otra información que el comisionado considere material y necesaria». Aunque la Comisionada de Trabajo no ha anunciado su intención de añadir nuevas categorías, los formularios parecen exigir información más allá del lenguaje expreso de la WTPA. En particular, cada formulario exige a los empresarios que indiquen si los periodos de pago son semanales, quincenales o de otro tipo. Además, el formulario aplicable a los empleados que ganan salarios predominantes (formulario LS 58) requiere que los empresarios identifiquen la ocupación aplicable, además de la tasa predominante publicada para esa ocupación. Los empleadores que tienen la intención de preparar sus propios formularios deben asegurarse de que sus formularios incluyan esta información adicional.

Reconociendo los desafíos que la WTPA presenta a las empresas de ayuda temporal, el NYDOL publicó por separado un documento titulado Guidelines for Notice and Acknowledgment of Wage Rate(s) for Temporary Help Firms. Reconociendo que las tarifas salariales y los días de pago variables pueden impedir que estas empresas puedan suministrar toda la información requerida por la WTPA en el momento de la contratación, el NYDOL relajó los requisitos de la ley en lo que respecta a estas empresas, permitiéndoles notificar a los solicitantes y a los empleados la gama de salarios por hora que probablemente ganarán.

Por último, aunque muchos especularon que el Comisionado de Trabajo exigiría a los empleadores que identificaran qué exención(es) se aplicaba(n) a sus empleados exentos, el formulario aplicable a los empleados exentos (Formulario LS 59) y las Directrices del NYDOL para la notificación por escrito de las tarifas salariales y el día de pago regular dejan claro que la identificación de la(s) exención(es) específica(s) es opcional.

(1) Aunque la ley no parece requerir el uso de la notificación completa en tales circunstancias, y del mismo modo no parece requerir que los empleadores mantengan las afirmaciones de los empleados en relación con dichas notificaciones de cambio, el NYDOL ha adoptado la posición de que las notificaciones completas y las afirmaciones de los empleados son necesarias siempre que se produzca un cambio en cualquier información requerida por la Ley que no se refleje en las declaraciones salariales. Hemos solicitado más aclaraciones al NYDOL, pero por el momento recomendamos que los empleadores proporcionen los avisos completos a los empleados y obtengan las afirmaciones con siete días de antelación de cualquier cambio que no se refleje en las declaraciones salariales de los empleados.