Información sobre Federal Work Study para estudiantes

Obtención de un puesto de Federal Work Study

Paso 1: Determinar la elegibilidad de Federal Work Study

Para determinar la elegibilidad para el Programa Federal Work Study, los estudiantes deben enviar un correo electrónico a la División de Federal Work Study a [email protected] con su nombre y número de identificación de estudiante. Los números de identificación de estudiante inexactos o faltantes no se verificarán para la elegibilidad.

Si un estudiante se considera elegible, el estudiante recibirá un aviso de elegibilidad a través de correo electrónico. Los estudiantes inelegibles recibirán una carta de inelegibilidad y no podrán participar en el Programa Federal de Estudio y Trabajo durante los términos en que hayan sido considerados inelegibles.

Para más información, vea Políticas y Elegibilidad del FWS.

Paso 2: Aplicar a las posiciones de Estudio de Trabajo Federal

Una lista de posiciones de Estudio de Trabajo Federal disponibles se puede encontrar en la Junta de Trabajo de Estudio de Trabajo Federal.

Se recomienda encarecidamente a los estudiantes que consulten con un Consejero de Carrera en el Departamento de Servicios de Carrera antes de aplicar para que puedan obtener ayuda con su currículum y habilidades de entrevista. Además, el Departamento de Servicios Profesionales podrá ayudar a los estudiantes a identificar los puestos que complementarían sus habilidades actuales y sus objetivos profesionales futuros.

Paso 3: Ser contratado

Los directores de contratación revisarán las solicitudes de los estudiantes. Si consideran que un estudiante concreto es adecuado para el puesto, le llamarán y programarán una entrevista con él. Luego, el estudiante debe esperar la decisión de contratación del empleador.

Paso 4: Completar el papeleo de nueva contratación

Una vez contratado, el estudiante no puede comenzar a trabajar inmediatamente. El estudiante debe completar el papeleo en línea que se enviará al correo electrónico proporcionado inicialmente en la solicitud, el cual se enviará dentro de uno o dos días después de la contratación.

Paso 5: Completar los requisitos posteriores a la contratación

Una vez que el papeleo de la nueva contratación esté completo, el Departamento de Estudio de Trabajo Federal enviará al estudiante una Carta de Reconocimiento que revelará su fecha de inicio, horas por semana y otra información pertinente. El estudiante sólo podrá trabajar a partir de la fecha indicada en la carta de reconocimiento.

El primer día de trabajo, los estudiantes deben completar un formulario I-9. Este es un proceso de dos pasos. Primero, los estudiantes deben ingresar a http://www.newi9.com, ingresar el código de empleador 14022, y completar la Parte I de su I-9. A continuación, el estudiante tendrá que ver a un verificador I-9 y proporcionar documentos de identificación para completar el proceso (el verificador I-9 aparece en el correo electrónico de bienvenida que el estudiante recibe el primer día de trabajo).

Si va a trabajar para el Colegio y no en un empleador externo, también tendrá que completar los siguientes entrenamientos:

• Seguridad de Datos
• FERPA
• Ética
• Acoso Sexual

Los entrenamientos de Seguridad de Datos, FERPA y Ética se pueden encontrar en UltiPro. Aunque los puestos de Estudio de Trabajo Federal están diseñados para ser flexibles, los puestos de FWS también vienen con responsabilidades. Se espera que todos los estudiantes de Federal Work Study sigan las directrices que se indican a continuación. El incumplimiento continuo de estas responsabilidades puede resultar en la terminación del estudiante de Estudio de Trabajo Federal.

Responsabilidades del estudiante de Estudio de Trabajo Federal

Responsabilidades del trabajo

• Llegar a tiempo a todos los turnos programados.
• Actuar de manera profesional y mantener la confidencialidad de los documentos.
• Aprender los deberes, completar todas las asignaciones a tiempo y realizar todas las tareas de la mejor manera posible.
• Nunca mezclar el tiempo de trabajo con el de estudio. Un estudiante no puede trabajar cuando tiene clase y el estudiante no debe estudiar mientras está trabajando.
• Los estudiantes nunca deben olvidarse de notificar a los supervisores con antelación si van a ausentarse o llegar tarde al trabajo.

Responsabilidades con respecto a las hojas de tiempo

• Ingrese y envíe las hojas de tiempo en UltiPro semanalmente (vea Ingreso de tiempo en UltiPro).
• Trabaje dentro de las horas que se le asignan por semana (vea Administración de premios).
• Los estudiantes siempre deben reflejar un descanso de 30 minutos en las hojas de tiempo cuando trabajen más de seis horas consecutivas (ver Descansos requeridos).
• Las horas en UltiPro nunca deben entrar en conflicto con las clases en el horario de un estudiante (ver Conflictos de clases).

Otras Responsabilidades

• Un estudiante debe llevar un registro de su adjudicación de Estudio de Trabajo Federal. Un estudiante no debe ganar más de lo que se le concedió para el semestre (ver Gestión de Adjudicación).
• Un estudiante debe mantener a su supervisor informado con respecto a su ayuda financiera, registro y estado de Asistente Residente en lo que respecta al programa FWS (ver Política FWS y Asistentes Residentes).
• No deje de trabajar. Como una cortesía común y profesional, un estudiante debe avisar a su supervisor con al menos dos semanas de antelación antes de dejar su puesto.

Información sobre el programa federal de estudio y trabajo para los supervisores

Conseguir un estudiante del programa federal de estudio y trabajo

Paso 1: Buscar la aprobación del COO para el puesto

Los departamentos de cada sede reciben un número específico de puestos del programa federal de estudio y trabajo al principio de cada año de ayuda (julio). Estos puestos ya han sido preaprobados y, por lo tanto, no necesitan ser aprobados por el COO.

Cuando un estudiante deja un puesto, el departamento conserva su puesto aprobado y puede contratar a un estudiante de reemplazo sin solicitar la aprobación.

Cualquier puesto que no esté dentro de las circunstancias previamente mencionadas requerirá la aprobación del COO.

Paso 2: Informar al Departamento de Estudio de Trabajo Federal de la oferta de trabajo

Los supervisores con puestos aprobados deben enviar un formulario de descripción de trabajo completado al Departamento de Estudio de Trabajo Federal en [email protected] para que sus puestos se publiquen en el tablero de trabajo.

Paso 3: Revisar a los solicitantes

El Departamento de Estudio de Trabajo Federal recibe y evalúa diariamente las solicitudes para determinar su elegibilidad para el FWS. Las solicitudes elegibles para el Estudio de Trabajo Federal se envían a los supervisores para su revisión. Los supervisores deben revisar sus páginas de Reclutamiento de UltiPro de manera regular para revisar las solicitudes. El supervisor será responsable de concertar entrevistas con los candidatos.

Paso 4: Tomar una decisión de contratación

Al contratar a un estudiante, el supervisor debe informar al Departamento de Estudio de Trabajo Federal en [email protected] que se ha seleccionado un candidato para su puesto. El estudiante recibirá un correo electrónico del Departamento de Recursos Humanos, que iniciará el proceso de contratación. Una vez que el Departamento de Recursos Humanos confirme la realización de los trámites, el departamento FWS enviará tanto al estudiante como al supervisor una Carta de Reconocimiento. El estudiante sólo puede comenzar a trabajar en o después de la fecha de inicio de la Carta de Reconocimiento.

Paso 5: Completar los requisitos posteriores a la contratación

En el primer día de trabajo, los estudiantes deben completar un formulario I-9. Este es un proceso de dos pasos. Primero, los estudiantes deben ingresar a http://www.newi9.com, ingresar el código de empleador 14022, y completar la Parte I de su I-9. Luego, el estudiante tendrá que ver a un verificador del I-9 y proporcionar documentos de identificación para completar el proceso (vea la lista de verificadores del I-9).

Si el estudiante va a trabajar para el Colegio y no en un empleador externo, también tendrá que completar los siguientes entrenamientos:

• Seguridad de Datos
• FERPA
• Ética
• Acoso Sexual

Los entrenamientos de Seguridad de Datos, FERPA, y Ética se pueden encontrar en UltiPro.

Responsabilidades como Supervisor de Estudios Laborales Federales

El papel del supervisor es vital para el éxito de cualquier programa de estudios laborales y, para ser eficaz, el supervisor debe realizar una amplia gama de actividades. Todos los supervisores son responsables del desarrollo del entorno de trabajo, incluyendo la formación, la motivación, la comunicación, la orientación, la evaluación y la relación con los estudiantes que emplean. La principal responsabilidad de un supervisor es proporcionar a los estudiantes empleados la orientación, la formación y el apoyo adecuados.

El supervisor debe ser la persona que tenga el contacto más directo y diario con el estudiante empleado. Los supervisores sólo deben asignar tareas relacionadas con el funcionamiento de los programas académicos, el mantenimiento de las instalaciones o el apoyo a la institución en general. Todos los supervisores de empleados estudiantiles tienen los siguientes deberes específicos:

Responsabilidades ante el estudiante

• Trabajar con los empleados estudiantiles para establecer horarios de trabajo regulares. Tener horarios de trabajo regulares hará más fácil seguir ciertas regulaciones de hojas de tiempo del FWS.
• Asegurar que los turnos programados no entren en conflicto con el horario de clases del estudiante.
• Proveer a los empleados estudiantes con instrucciones claras con respecto a las políticas departamentales e institucionales.
• Dar prioridad al progreso académico de los estudiantes permitiendo flexibilidad en la programación durante las épocas de exámenes.
• Proporcionar una formación y supervisión adecuadas a cada empleado estudiantil.

Responsabilidades de la hoja de horas

• Verifique la exactitud de las horas de cada empleado estudiante antes de aprobarlas semanalmente.
• Asegúrese de que se tome un descanso de 30 minutos y que se refleje en la hoja de horas cuando el estudiante trabaje durante más de seis horas consecutivas (ver Descansos requeridos).
• Verificar que las horas ingresadas en UltiPro no entren en conflicto con el horario de clases del estudiante (ver Conflictos de Clases).

Otras Responsabilidades

• Asegurar que el estudiante no gane más de su Premio FWS para el semestre (ver Administración del Premio).
• Estar al tanto de la ayuda financiera de cada estudiante, la inscripción y el estatus de Asistente Residente en lo que respecta al programa FWS (ver Política FWS y Asistentes Residentes). Cualquier cambio debe ser comunicado a la división del FWS.
• Seguir los procedimientos adecuados de terminación.

Información sobre el programa Federal Work Study para empleadores externos

El Colegio de Berkeley ofrece a las instituciones sin ánimo de lucro la oportunidad de contratar a estudiantes de Berkeley a través del programa Federal Work Study de forma gratuita. En general, los estudiantes del FWS podrán trabajar entre un máximo de 20 horas semanales. A su vez, la institución sin ánimo de lucro deberá designar a un supervisor que se encargará de gestionar al estudiante y de seguir las políticas y procedimientos institucionales del FWS de Berkeley College, como la introducción de las hojas de horas en UltiPro y el mantenimiento de la integridad de las mismas.

Conseguir un estudiante de Federal Work Study

Paso 1: Completar los formularios de solicitud de Federal Work Study

Las organizaciones interesadas en contratar estudiantes de Federal Work Study deben solicitar participar en el programa. Habrá que presentar un total de tres documentos:

• Solicitud de servicios FWS
• Acuerdo de fuera de la sede
• Formulario de descripción del trabajo
• Comprobación de la condición de organización sin ánimo de lucro

Estos documentos deben remitirse al Departamento de Federal Work Study en: [email protected]

Paso 2: Revisar las solicitudes Una vez que la solicitud de una institución sin fines de lucro ha sido aprobada, el Departamento de Servicios de Carrera enviará las solicitudes de los estudiantes a la institución para su revisión. La institución sin ánimo de lucro debe informar al representante del Servicio de Carreras Profesionales de los estudiantes que desea entrevistar.

Paso 3: Entrevistar a los estudiantes

Paso 4: Tomar la decisión de contratación La institución sin fines de lucro debe informar inmediatamente a un representante del Servicio de Carreras Profesionales al seleccionar a un candidato para su contratación.

Paso 5: Completar los requisitos posteriores a la contratación El primer día de trabajo, los estudiantes deben completar un formulario I-9. Este es un proceso de dos pasos. Primero, los estudiantes deben ingresar a http://www.newi9.com, ingresar el código de empleador 14022, y completar la Parte I de su I-9. Luego, el estudiante tendrá que ver a un verificador I-9 y proporcionar documentos de identificación para completar el proceso (ver lista de verificadores I-9).

Una vez que un estudiante ha sido colocado con éxito, el supervisor asignado en la organización fuera del sitio tendrá que cumplir con las políticas del FWS. Para más información, por favor vea la Información de Estudio de Trabajo Federal para Supervisores.

Políticas de Estudio de Trabajo Federal

Los estudiantes deben enviar un correo electrónico a [email protected] con su nombre y número de identificación de estudiante para determinar su elegibilidad. Un miembro del Departamento de Estudio de Trabajo Federal responderá dentro de dos días.

Para ser elegible para una concesión de Estudio de Trabajo Federal en un semestre particular, un estudiante debe:

• Estar inscrito al menos a medio tiempo como estudiante matriculado en un programa de estudio elegible
• Demostrar suficiente necesidad insatisfecha según lo calculado por las fórmulas federales de análisis de necesidad
• Mantener niveles de progreso académico satisfactorios

Inscripción a medio tiempo

La inscripción a medio tiempo se define como tomar seis o más créditos en un semestre determinado. Como la mayoría de las clases de Berkeley son de tres créditos, el requisito de seis créditos equivale a dos cursos.

Necesidad insatisfecha
La necesidad insatisfecha se define como el Coste de Asistencia (COA), menos la Contribución Familiar Esperada (EFC), menos todos los demás recursos, que generalmente consiste en la ayuda financiera total recibida por el estudiante de todas las fuentes. El COA es el importe total de los gastos medios en los que se espera que incurra un estudiante al asistir a la universidad. El EFC es la cantidad de dinero que se espera que el estudiante pague de su propio bolsillo según los datos de la FAFSA del estudiante y la metodología federal. Cuando el (COA) menos (EFC) menos (todos los demás recursos) es mayor que cero, se considera que el estudiante tiene una necesidad insatisfecha.

Niveles de Progreso Académico Satisfactorio
Se considera que los estudiantes que están inscritos en Berkeley han cumplido con el requisito de nivel de progreso académico satisfactorio. Sin embargo, los estudiantes que están a prueba pueden ser considerados inelegibles. Esta decisión está bajo la única discreción del Colegio.

Premios y tasas de pago del FWS

Calendario de tasas de pago

Nivel	Créditos	On-Sitio (Excluyendo ASC)	ASC/Sin sitio
Nivel I/II		15$.00/hora	17,00$/hora
Nivel III/IV	61 y más	16,00$/hora	18.00/hora
Fuera de la oficina $19.00 por hora
M.B.A. $15.00 por hora

Las recompensas y las tasas de pago se basan en los créditos que han sido aprobados a partir del semestre de empleo más los créditos de transferencia. Los créditos en curso no se tendrán en cuenta.

Cuando un estudiante tiene una necesidad limitada, la adjudicación otorgada puede ser menor que en la tabla anterior. Como resultado, el estudiante puede tener que trabajar menos horas por semana. Por ejemplo, un estudiante que sólo tiene una necesidad insatisfecha de 1.500 dólares no recibirá 2.000 dólares de FWS, sino 1.500 dólares.

Las becas de Federal Work Study que no se utilicen pueden transferirse y ganarse en semestres posteriores. Sin embargo, las becas futuras no deben ser ganadas en un semestre actual sin la aprobación excepcional del Coordinador de Estudio de Trabajo Federal.

Carta de Reconocimiento

Al completar y procesar exitosamente el papeleo requerido para el empleo como estudiante de Estudio de Trabajo Federal, el Coordinador de FWS enviará una Carta de Reconocimiento. La carta indicará la fecha de inicio del estudiante, la tasa de pago por hora, la cantidad total de la beca y otra información pertinente en el momento de su redacción.

Las cartas de reconocimiento pueden ser revisadas en cualquier momento durante el semestre si hay un cambio en la beca FWS del estudiante, la tasa de pago o la fecha de inicio.

Asistentes Residentes

Aunque trabajar como Asistente Residente no descalifica a un estudiante del Programa Federal de Estudio de Trabajo, hay limitaciones especiales para los Asistentes Residentes que trabajan simultáneamente en posiciones FWS. Los Asistentes Residentes sólo pueden trabajar en un puesto FWS si:

• El estudiante demuestra suficiente necesidad insatisfecha según lo calculado por las fórmulas de análisis de necesidad federal con el Crédito de Asistente Residente tomado en consideración
• El estudiante está dispuesto a trabajar sólo 10 horas por semana
• El supervisor para el RA/FWS reconoce que el estudiante empleado está limitado en su disponibilidad para trabajar basado en lo anterior

En resumen, la recomendación del Colegio es que los RAs no deben trabajar en el programa FWS. Sin embargo, si tanto el estudiante RA como el supervisor quieren seguir con el Programa FWS a pesar de sus limitaciones para los RAs, el Colegio no lo prohibirá.

Administración de Adjudicaciones

Los estudiantes y supervisores son responsables de administrar la cantidad de Estudio de Trabajo Federal otorgada por semestre. El número de horas por semana que figura en la Carta de Reconocimiento servirá de guía. Sin embargo, las horas por semana pueden ser manipuladas en el sentido de que un estudiante puede exceder el número de horas recomendadas una semana, pero trabajar menos de las horas recomendadas la semana siguiente para compensar.

Políticas de tiempo

Máximo de horas por semana
Se recomienda a los estudiantes que trabajen sólo el número de horas por semana indicado en su Carta de Reconocimiento. Los estudiantes y los supervisores pueden tener cierta flexibilidad en sus horas semanales.

Por ejemplo, si un estudiante falta a dos horas una semana, puede trabajar las horas perdidas la semana siguiente, incluso si esto excede sus horas semanales regulares según su Carta de Reconocimiento. Sin embargo, bajo ninguna circunstancia un estudiante puede trabajar más de 35 horas en una semana determinada.

Descansos requeridos
Los estudiantes que trabajan entre cuatro y seis horas consecutivas tienen derecho a tomar un descanso pagado de 15 minutos. Esta pausa no tiene que reflejarse en su hoja de horas. Los estudiantes que trabajen más de seis horas consecutivas deben hacer una pausa no remunerada de 30 minutos. Esto debe reflejarse claramente en su hoja de horas creando una franja de tiempo adicional (por ejemplo, de 9:00 a 12:00 y luego de 12:30 a 16:00).

Conflictos con las clases
Las horas del estudiante no deben entrar en conflicto con su horario de clases. Los estudiantes no pueden trabajar cuando tienen clases programadas. Cuando se cancela una clase, el estudiante puede trabajar durante el tiempo en que la clase hubiera tenido lugar. El estudiante o el supervisor deben informar al Departamento de FWS cuando esto ocurra.

Semanas de descanso
Los estudiantes de Federal Work Study no suelen tener presupuesto para las semanas de descanso. Tanto los estudiantes como los supervisores deben asumir siempre que los estudiantes no pueden trabajar durante las semanas de receso.

Una semana antes de la semana de receso, el Departamento de Estudio de Trabajo Federal revisa los salarios ya ganados y proyecta la cantidad de adjudicación que le quedará al estudiante de su paquete. Los estudiantes con una proyección de adjudicación restante serán elegibles para trabajar durante la semana de receso. Se enviará un correo electrónico tanto al estudiante como al supervisor para avisarles del número de horas que pueden trabajar.

Los estudiantes que no vayan a asistir el próximo trimestre no podrán trabajar en la semana de descanso (bajas, graduados, permisos de ausencia, etc.).

Políticas de hojas de horas y pagos
Todos los estudiantes de Federal Work Study deben presentar sus horas en UltiPro semanalmente. Las hojas de horas se deben entregar cada lunes para la semana anterior. Los supervisores deben aprobar las hojas de horas presentadas cada miércoles.

El incumplimiento de los plazos de las hojas de horas puede retrasar el pago del estudiante. Además, las hojas de horas atrasadas pueden ser cargadas al presupuesto de tiempo parcial del departamento. El incumplimiento continuado de los plazos se considera incumplimiento y puede dar lugar a sanciones en función de la frecuencia y la gravedad.

Los estudiantes del FWS cobran el día 15 y a final de mes a través de Depósito Directo o de la Tarjeta de Servicio Money Network. La tarjeta de pago se envía al estudiante por correo antes de su primer cheque de pago.

Los estudiantes pueden tener acceso a sus fondos más rápidamente al inscribirse en el programa de Depósito Directo. Una vez inscritos, los fondos se depositan directamente en la cuenta bancaria elegida por el estudiante. Los estudiantes pueden inscribirse para el Depósito Directo a través de UltiPro.

Cambios y terminación
Los cambios en el puesto del estudiante, como los cambios de supervisor o la transferencia a otro departamento, deben ser comunicados al Departamento FWS.

Si un estudiante no es confiable o no realiza sus tareas asignadas de manera responsable, puede ser necesario terminar el empleo del estudiante. Un estudiante debe ser tratado de manera justa y cortés, como cualquier otro empleado. Cuando un estudiante es despedido, el Departamento de Estudio de Trabajo Federal debe ser informado tan pronto como sea posible.