Las personas celebran un acuerdo por diversas razones, como la compra, la venta o la prestación de servicios. Los contratos contienen acuerdos relevantes que ambas partes deben cumplir. Sin embargo, hay casos en los que una de las partes contratantes acaba enfrentándose a disputas legales por culpa de un elemento esencial que se ha dado por supuesto: la protocolización. ¿Tiene la certificación notarial algún peso en el contrato? Mientras que la mera firma de un contrato vincula a una persona a un acuerdo, un contrato que lleva la firma de las partes contratantes puede no ser suficiente a pesar de la presencia de elementos de consentimiento.

La importancia de la notarización

La notarización tiene un impacto legal en el contrato ya que convierte un documento privado en un instrumento público. Los acuerdos sobre el contrato son ejecutables una vez que el documento es notariado porque es una prueba sólida de la autenticidad del documento. Sin embargo, también hay que cumplir unos requisitos básicos para la certificación notarial de los documentos. El documento también se hace admisible en los tribunales como prueba tangible una vez que está notariado. La notarización también previene el fraude entre los documentos legales y los contratos. Los documentos que a menudo requieren la notarización son los poderes notariales, los documentos médicos, las declaraciones juradas, las escrituras, los testamentos y los fideicomisos.
El artículo 1 de la Ley Pública nº 2103, conocida como Ley Notarial, establece que: «Un instrumento o documento se considerará auténtico si el reconocimiento se realiza ante un notario público o un funcionario debidamente autorizado por la ley del país para tomar reconocimientos de instrumentos o documentos en el lugar donde se realiza el acto. El notario público o el funcionario que tome el reconocimiento certificará que la persona que reconoce el instrumento o documento es conocida por él y que es la misma persona que lo ejecutó, y reconoció que el mismo es su libre acto y escritura. El certificado se hará bajo su sello oficial, si la ley le obliga a llevar un sello, y si no, su certificado así lo indicará.»

El proceso

1. El documento sin firmar debe ser llevado al notario. Es importante tener en cuenta que el documento no debe estar firmado de antemano, ya que el notario no admitirá documentos firmados sin su presencia. Debe asegurarse una identificación adecuada para que el notario pueda verificar su identidad. Las pruebas de identidad incluyen el TIN, la autorización del NBI y la identificación del SSS.
2. Al verificar su identidad, el notario público también comprobará sus documentos. Hay casos en los que los notarios preparan documentos para que usted los firme. Este paso suele ser necesario en el caso de las declaraciones juradas.
3. Una vez que la identificación y el documento estén claros, se le pedirá que firme el documento. También se le observará si está firmando bajo coacción o si otra persona le está obligando a firmar el documento en contra de su voluntad.
4. También debe tener un testigo creíble que sea conocido personalmente por la persona que firma el documento o por el notario.
5. La transacción se registrará en el diario del notario. El registro mostrará la fecha, el lugar y otros detalles esenciales de la transacción.
6. Si se han cumplido los requisitos y el proceso, el notario sellará el documento con un sello o timbre público oficial para demostrar que su documento está notariado. El pago por la certificación notarial variará de un lugar a otro.