936 Pagos
936 Pagos
936.1 Limitaciones en los pagos
936.11 Total de pagos anuales
El total de pagos para un empleado durante un año de asignación no puede exceder la asignación máxima prescrita, salvo lo indicado en 935.25.
936.12 Insuficiencia de fondos para reclamaciones
No se paga por una compra realizada en exceso de la asignación anual de un empleado. Los empleados deben tener especial cuidado de que no se les facturen mercancías antes de la fecha de su aniversario si se ha agotado la asignación del año en curso.
936.13 Gastos relacionados
No se reclaman ni se hacen pagos por gastos relacionados con la compra de artículos de uniforme de segunda mano ni por limpieza, reparaciones o alteraciones (excepto las alteraciones hechas en el momento de la compra con el único propósito de asegurar un ajuste adecuado).
936.14 Artículos no especificados
Todas las ramas del servicio tienen especificaciones detalladas específicas para el estilo y el color de sus uniformes particulares. Las especificaciones detalladas y los estilos se prescriben para los artículos de uniformes masculinos y femeninos de cada categoría específica de empleo. No se reclamará ni se pagará ninguna prenda de vestir que no se ajuste a las especificaciones detalladas y estilos masculinos o femeninos para la categoría de empleo del empleado.
936.15 Compras que superen las asignaciones
Cada empleado es personalmente responsable ante el vendedor autorizado con licencia de todas las compras que superen su asignación para uniformes. En los casos en que los empleados compran en exceso de su asignación completa o saldo de asignación existente, la factura completa del proveedor autorizado se procesa independientemente de la cantidad (incluso si los registros muestran un saldo cero en la asignación del empleado). El CSA de San Luis paga sólo el máximo que queda en la cuenta del empleado y notifica al proveedor por qué no se ha pagado el resto.
936.2 Pago para la compra de uniformes después de la separación del empleado
No se permite el pago al proveedor si existen las siguientes condiciones:
- El empleado se separa del programa de uniformes por cualquier razón, incluyendo la jubilación, dentro de los 30 días siguientes a la compra de artículos de uniforme que no son reconocibles como artículos de uniforme distintivos a menos que se usen con las prendas exteriores básicas del uniforme. En estos casos, notifíquelo tanto al empleado como al proveedor específico implicado. Devuelva la factura al proveedor (véase 936.32). Los artículos no distintivos incluyen zapatos, guantes, gomas, galochas, sobrebotas, mangueras, máscaras, cascos de médula y cinturones.
- Cuando haya pruebas de que, antes de realizar la compra, el empleado indicó su intención de separarse del programa de uniformes por cualquier motivo, incluyendo la jubilación, la separación involuntaria o la oferta a una asignación que no requiera la misma categoría de uniforme, no procese la factura para su pago. Después de colocar una copia de la factura en el archivo de uniformes del empleado con las observaciones apropiadas, devuelva la factura al proveedor indicando la razón por la que no se pagará.
936.3 Aprobación por el jefe de la instalación
936.31 Inspección de las compras
El jefe de la instalación podrá exigir al empleado que presente las compras de uniformes para su inspección dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción del artículo de uniforme. El empleado que no pueda cumplir con este requisito por estar en un estado de licencia aprobado podrá presentar los artículos comprados para su inspección al regresar a un estado de trabajo. Todos los artículos deben contener la etiqueta de certificado emitida por la Oficina de Control de Calidad del Servicio Postal, salvo lo indicado en 936.32. Se ejerce discreción al permitir la compra de cantidades excesivas de artículos únicos, como zapatos, guantes, calcetines y otros artículos de tipo civil.
936.32 Compras que no cumplen con los reglamentos
Si toda o una parte de la mercancía presentada en 936.31 es inaceptable porque no se ajusta a los reglamentos postales vigentes, los empleados responsables de revisar las facturas de los proveedores (véase 936.53) devuelven la factura al proveedor indicando por qué era inaceptable. El empleado retiene pero no lleva la mercancía inaceptable y espera las instrucciones del proveedor.
936.33 Rechazo de pagos
La oficina de contabilidad del distrito puede rechazar el pago de artículos de precio excesivo, de artículos no necesarios para las condiciones climáticas locales y de cantidades excesivas de artículos de tipo civil.
936.34 Responsabilidad del empleado por excesos
El jefe de instalación advierte a todos los empleados que las compras de uniformes que excedan sus asignaciones actuales son responsabilidad personal de los empleados.
936.35 Notificación de responsabilidad
Aunque no es responsable de las compras realizadas en exceso de la asignación de uniformes de un empleado, el Servicio Postal advierte a los empleados por escrito de sus responsabilidades de realizar el pago cuando se les notifica de los atrasos.
936.4 Empleados que se separan del servicio
936.41 Condiciones por falta de pago
Las facturas fechadas antes de la fecha de separación de un empleado y presentadas para el pago se procesan para el pago. Sin embargo, no se pagan bajo cualquiera de las siguientes condiciones:
- Cuando las compras de artículos de uniforme no reconocibles como artículos de uniforme distintivos se realizaron dentro de los 30 días anteriores a la separación (véase 936.2a).
- Cuando existan pruebas de que antes de realizar la compra el empleado indicó su intención de separarse por cualquier motivo, incluida la jubilación (véase 936.2b).
936.42 Adición al formulario 337
Los directores de correos y los jefes de instalación añaden «Uniform Allowance Invoices Submitted» en el formulario PS 337, Clearance Record for Separated Employee, como un elemento de escritura.
936.43 Presentación de facturas por parte del empleado
Cuando un empleado que deja el Servicio Postal se da de baja, el jefe de correos, u otro empleado designado, pregunta al empleado que se separa si se ha hecho alguna compra de uniformes durante los últimos 30 días. Si la respuesta es negativa, complete el ítem de la misma manera que los otros ítems de la hoja de salida. Si la respuesta es afirmativa, póngase en contacto con la oficina de contabilidad del distrito y avise al empleado en consecuencia.
936.5 Pago a proveedores autorizados
936.51 Pago directo
El pago se realiza directamente a los proveedores autorizados.
936.52 Reembolso a los empleados
Los empleados no son reembolsados por las compras de uniformes, excepto por las gorras (véase 932.21) y según lo dispuesto en 936.6 y 938.4.
936.53 Examen de la factura
La oficina del Programa de Uniformes puede requerir a los vendedores de uniformes que proporcionen documentación para asegurar que las compras son razonables bajo todas las circunstancias y que cumplen con las regulaciones postales.
936.54 Evidencia de la compra
El vendedor debe mantener registros de venta detallados de las transacciones individuales que incluyan el nombre del empleado, la fecha de compra y una descripción de los artículos en la transacción – incluyendo el tamaño, el color y el precio por unidad. Estos registros deben conservarse para fines de auditoría durante un mínimo de 3 años después de la fecha de compra.
936.6 Procedimientos de Compra para el Programa de Enfermeras
936.61 Elegibilidad
Las enfermeras a tiempo completo y a tiempo parcial que han completado su período de prueba reciben una tarjeta de reembolso de uniforme después de la fecha de su aniversario. Las enfermeras a tiempo parcial que no hayan trabajado al menos 1.560 horas en el período de 12 meses inmediatamente anterior a su fecha de aniversario no tienen derecho al reembolso de los uniformes.
936.62 Procedimientos
936.621 Estándar
Las enfermeras pueden comprar los uniformes a los proveedores de uniformes autorizados por el Servicio Postal. El pago al proveedor se realiza de la misma manera que el de otros empleados con derecho a recibir subsidios para uniformes.
936.622 Opcional
Las enfermeras que tengan dificultades para localizar un proveedor de uniformes autorizado por el Servicio Postal que proporcione uniformes para enfermeras pueden comprar sus uniformes de cualquier fuente de buena fe de la siguiente manera:
- Las enfermeras deben presentar facturas detalladas al gerente de Recursos Humanos del distrito para que las revise y se asegure de que los artículos están autorizados para el reembolso de acuerdo con el artículo 26 del Acuerdo Nacional. Las facturas deben incluir la siguiente información:
- Nombre del empleado.
- Nombre de la empresa a la que se ha realizado la compra.
- Fecha de la compra.
- Número de identificación del empleado.
- Descripción detallada de los artículos adquiridos, incluyendo talla y color.
- Una declaración del empleado que certifique que los artículos enumerados se compraron realmente, y una explicación de por qué dicha compra no pudo realizarse con un proveedor de uniformes autorizado.
- El gerente de Recursos Humanos del distrito debe presentar la factura detallada de la enfermera aprobada a los Servicios de Contabilidad de St. El importe de la compra aprobada se deducirá de la asignación disponible del empleado.