Con el plugin de gestión de documentos y archivos adecuado, puedes mejorar el flujo de trabajo de organización de archivos en tu sitio web y permitir que los usuarios de tu sitio encuentren, accedan y descarguen archivos fácilmente.

En este artículo, echaremos un vistazo a algunos de los mejores plugins de gestión de documentos y archivos de WordPress y destacaremos las características más destacadas que ofrece cada herramienta para ayudarte a encontrar la solución adecuada para tu sitio web

Por qué necesitas un plugin de gestión de documentos y archivos

Los plugins de gestión de documentos y archivos permiten a las empresas y a los webmasters gestionar mejor sus archivos a través de un panel de control centralizado y compartirlos con los usuarios y miembros del equipo de forma segura. Por ejemplo, puede proteger los archivos mediante contraseñas y permitir que sólo las personas autorizadas o los usuarios registrados accedan a ellos.

Estas son algunas de las cosas que puede hacer con un plugin de gestión de documentos y archivos:

• Hacer que los documentos y archivos sean descargables, por ejemplo, si desea compartir archivos PDF con los usuarios de su sitio.
• Restringir el acceso a los documentos y archivos, por ejemplo, si desea vender cursos en línea o si dirige un sitio de membresía.
• Gestionar mejor los documentos en el back-end de WordPress, por ejemplo, si tiene una gran biblioteca de archivos de imagen o de audio a los que los miembros del equipo necesitan acceder regularmente.
• Facilitar a su equipo el acceso a los documentos y archivos, por ejemplo si desea compartir un documento importante con los miembros del equipo.

Aquí están las características clave que debe buscar al elegir un plugin de gestión de documentos y archivos para WordPress:

• Debe permitirle mostrar documentos y archivos en el front-end. También debe tener la opción de mostrar los archivos individuales o una colección de archivos en un archivo.
• Necesita características de seguridad de los documentos, por ejemplo, el cifrado y la protección de los directorios.
• Debe darle un control total sobre cómo hacer los documentos accesibles a los usuarios.
• Su plugin de gestión de archivos debe permitirle crear archivos descargables.

También, asegúrese de revisar nuestro artículo sobre las 5 maneras de proteger los documentos y archivos PDF!

Los mejores plugins de gestión de documentos y archivos para WordPress en 2020

A continuación, vamos a echar un vistazo a algunos de los mejores plugins de gestión de documentos y archivos que pueden ayudarle a mejorar la forma de gestionar los archivos en su sitio web y compartirlos con otras personas.

#1: Filr

Filr es un potente plugin de gestión de documentos y archivos de WordPress que le permite subir, asegurar y distribuir fácilmente archivos a través de su sitio de WordPress. Ofrece varias características de protección de archivos fuera de la caja, tales como el cifrado de nombres de archivo y la expiración de archivos basado en las fechas elegidas o el número de descargas. Además de esto, usted será capaz de mostrar los archivos en las páginas de su sitio utilizando códigos cortos simples.

Características principales:

• Puede ayudarle a limitar el acceso de los usuarios a los documentos y archivos en su sitio web y hacerlos accesibles sólo a los usuarios autorizados.
• Filr ofrece una forma sencilla de crear una biblioteca de documentos y añadir uno (o más) archivos directamente al front-end de su sitio web.
• Puede agrupar archivos y documentos basados en listas. Esto le permite rastrear y organizar rápidamente los archivos en el back-end.
• Puede hacer que los archivos sean accesibles para los usuarios del sitio de dos maneras: como archivos individuales que permiten a los usuarios elegir y descargar un archivo a la vez o comprimir varios archivos en un solo archivo de almacenamiento y descargarlos todos de una sola vez.
• Puede cambiar la apariencia de sus bibliotecas de documentos modificando los colores, tamaños de fuente, bordes y sombras de caja.
• Restringe el acceso a los archivos por el usuario (correo electrónico) o el rol de usuario
• gestiona tus archivos en carpetas de una manera moderna y amigable con la UX
• proporciona una solución de búsqueda y paginación en vivo para mostrar cientos de archivos dentro de una biblioteca
• protege los archivos ZIP con contraseña para una máxima seguridad, encripta los nombres de los archivos, y cerrar completamente el acceso externo a los archivos
• Impedir que los archivos subidos sean visibles como un archivo adjunto subiendo sólo a las carpetas aseguradas y bloquear Google y otros motores de búsqueda de la indexación de sus archivos accidentalmente

Es una herramienta fácil de usar con el conjunto de características más potentes en el mercado. No confíe en productos inseguros, cuando maneje datos viables o información de clientes.

Precio: La versión única está disponible por 49,99 dólares.

¡Consulta nuestro tutorial paso a paso sobre cómo crear un centro de documentos seguro en WordPress!

#2: WP Download Manager

Si estás buscando un plugin multipropósito para tus archivos, WP Download Manager es justo lo que necesitas. Puede ayudarle a organizar sus documentos, proteger los archivos con contraseñas, y vender productos digitales.

Características principales:

• Puede permitir a los usuarios del sitio para descargar varios archivos como un solo archivo zip.
• Le permite controlar quién puede acceder y descargar sus documentos y archivos.
• WP Download Manager le permite asegurar un paquete comprimido completo o archivos individuales dentro de un paquete con una (o más) contraseñas.
• Puede limitar la velocidad de descarga de los archivos para que los usuarios no abusen de los recursos del servidor.
• Le permite subir archivos mediante FTP e importar y convertir rápidamente esos archivos en paquetes al mismo tiempo.

Es un gran gestor de archivos y documentos para empresarios en línea y propietarios de sitios de membresía.

Precio: La versión gratuita está disponible.

#3: WP File Download

WP File Download es un plugin gestor de archivos de WordPress que le ayuda a organizar y distribuir sus archivos y documentos a través de su sitio web. Puedes conectar esta herramienta con tu tienda WooCommerce y empezar a utilizar sus características de venta, incluyendo sistemas de pago y estadísticas de ventas.

Características principales:

• Viene con cuatro temas que controlan la forma en que los archivos se muestran a los usuarios. Incluyen un listado estándar, una tabla, un árbol de acordeón y una vista de Google Drive.
• WP File Download ofrece un gestor de archivos de WordPress fácil de usar y de arrastrar y soltar que le permite organizar fácilmente los archivos, las categorías de archivos y mover y duplicar archivos.
• Le permite establecer permisos para permitir a los usuarios ver, actualizar, descargar, eliminar y editar archivos. Además, puede limitar el acceso de los usuarios a un archivo o a una categoría de archivos.
• Su flexible motor de búsqueda le ayuda a encontrar fácilmente los archivos necesarios utilizando herramientas como la búsqueda de texto, el filtrado de archivos por categorías y el filtrado de etiquetas.

Es una herramienta ideal para los propietarios de tiendas WooCommerce y para los autónomos.

Precio: La versión de inicio cuesta 29 dólares por seis meses.

#4: WP Document Revisions

WP Documents Revisions es un plugin de gestión de archivos que te ayuda a gestionar y compartir de forma segura archivos, incluyendo imágenes, texto y hojas de cálculo con otras personas. Como herramienta de control de versiones, puede ayudarle a seguir fácilmente el progreso de cada documento y le mantiene informado sobre cualquier actualización del documento.

Características principales:

• Soporta todo tipo de archivos, incluyendo documentos, PDFs, hojas de cálculo e imágenes.
• Puede almacenar de forma segura todos sus archivos importantes, así como cualquiera de sus versiones revisadas. Además, todos los archivos se comprueban y se bloquean para que las revisiones no colisionen ni se editen.
• Crea una URL permanente y autentificada para cada archivo que siempre apunta a la última versión.
• Puede alternar entre la protección privada, pública y con contraseña para los archivos con un solo clic.

Es una gran herramienta de gestión de documentos para pequeñas empresas y diseñadores web profesionales.

Precio: Gratis.

#5: Memphis Documents Library

Memphis Documents Library es un popular plugin de gestión de documentos para WordPress que permite organizar y compartir archivos fácilmente. Su botón de carga de archivos en el front-end le ayuda a añadir rápidamente archivos a su sitio web. Además de esto, puede crear y gestionar categorías y subcategorías de archivos, y buscar documentos utilizando la herramienta de búsqueda de WordPress.

Características principales:

• Soporta miniaturas y vista previa de documentos para la mayoría de los tipos de archivos.
• Puede subir archivos por lotes a su sitio web de WordPress y realizar un seguimiento de las descargas de archivos.
• Cuando se carga un archivo en el sistema, se creará un post relevante que muestra los detalles del archivo específico.
• Su función de control de versiones le permite ver y revisar las versiones anteriores de los archivos.
• Puede mostrar botones de medios sociales para cada archivo para ayudar a promover el intercambio social.

Es una gran opción para los fotógrafos profesionales y freelancers.

Precio: Gratis.

#6: Embed Any Document

Embed Any Document te permite subir e incrustar fácilmente documentos en tu sitio de WordPress. De esta manera, no necesitas instalar ningún plugin adicional para el navegador como Acrobat Reader o Flash. Puedes implementar tanto Microsoft Office Online como Google Docs Viewer para mostrar los documentos en tu sitio web, y si uno de ellos no funciona, siempre puedes cambiar al otro.

Características principales:

• Interfaz sencilla y fácil de usar.
• Es compatible con todos los tipos de archivos populares, incluyendo Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Adobe Portable Document Format (PDF), archivos de texto, imágenes TIFF, Adobe Illustrator y Scalable Vector Graphics (SVGs).
• Puede cargar rápidamente documentos directamente a su biblioteca de medios e incrustarlos con un solo clic.
• Los visores de documentos son compatibles con varios navegadores y responden totalmente a los dispositivos móviles.
• Viene con una amplia documentación que incluye explicaciones, tutoriales en vídeo y capturas de pantalla.

Está construido principalmente para diseñadores gráficos, creativos y propietarios de sitios web.

Precio: Gratis.

#7: SP Project & Document Manager

SP Project & Document Manager es una excelente herramienta para gestionar un número ilimitado de archivos y compartirlos de forma segura con otras personas. Ofrece un conjunto completo de herramientas que pueden ayudarle a mantener y controlar fácilmente los archivos, carpetas y subcarpetas en línea o en el lugar de trabajo.

Características principales:

• Viene con una interfaz de usuario intuitiva que permite a los clientes añadir y modificar fácilmente los proyectos.
• Puede proteger los archivos creando un inicio de sesión para los usuarios autorizados. Del mismo modo, se requiere el inicio de sesión para descargar archivos.
• Permite cargar y gestionar un número ilimitado de archivos y configurar un anidamiento ilimitado de carpetas y subcarpetas.
• Puede mover los archivos a la carpeta de la papelera de reciclaje que admite la retención de archivos en función de la fecha.

Es una herramienta ideal para pequeñas empresas y grandes organizaciones.

Precio: Gratuito.

Conclusión

Con el plugin de gestión de documentos y archivos adecuado para su sitio, puede facilitar la gestión de un gran número de archivos, compartirlos de forma segura y acceder a ellos rápidamente cuando sea necesario.

Sobre la base de las características clave discutidas anteriormente, recomendamos:

• Filr para cualquiera que esté buscando una manera de gestionar mejor los documentos en el back-end, hacer que los documentos sean accesibles a los visitantes desde el front-end, y disponer de opciones de encriptación de documentos y archivos.
• WP Download Manager para cualquiera que busque vender documentos y archivos y aprovechar las características de las licencias.
• Embed Any Document para incrustar documentos en su sitio de WordPress.