La sobrecarga de trabajo es un problema común en muchos lugares de trabajo. No se trata necesariamente sólo de trabajar muchas horas. La sobrecarga de trabajo también puede significar tener demasiados elementos en tu lista de tareas, que simplemente nunca terminas.

He trabajado en funciones en las que he trabajado muchas horas durante largos períodos para terminar todo. También he dirigido equipos en los que había tantas cosas que no era posible terminarlas todas. En ese caso, sólo teníamos que elegir lo que no se iba a hacer.

Entonces, ¿cómo saber si la sobrecarga de trabajo es un problema para ti y tu equipo? Si busca las señales adecuadas, no suele ser difícil saberlo.

Señales comunes de la sobrecarga de trabajo

Las personas incumplen constantemente los plazos.

Si se encuentra en una situación en la que los plazos se incumplen con frecuencia, es posible que tenga un equipo sobrecargado de trabajo. Por lo general, esto indica que no se tiene la capacidad en el equipo para hacer el trabajo, por lo que no se pueden cumplir todos los plazos.

Los plazos pueden ser un motivador clave para los miembros del equipo, pero lo contrario también es cierto. Si no los cumple, pueden ser extremadamente desmotivadores. Después de un tiempo, su equipo puede desarrollar una sensación de impotencia en la que sienten que no tiene sentido intentarlo, porque sienten que nunca tendrán éxito.

Aprenda más: Thoughtful Leader Podcast #86: ¿Quieres mejorar el rendimiento del equipo? Establezca buenos plazos.

Un equipo sobrecargado de trabajo cometerá errores.

En situaciones de sobrecarga de trabajo, se cometen errores. La gente pasa por alto cosas, porque toma atajos. Nadie se concentra demasiado en cada tarea porque están ocupados preocupándose por la siguiente.

Después de un tiempo, esto puede hacer que su equipo se concentre más en tachar la tarea de la lista, en lugar de asegurarse de que se haga bien.

Si usted lidera un equipo que constantemente comete errores, eventualmente lo hará quedar mal a usted también.

Los miembros del equipo empiezan a estar «agotados» o dejan de preocuparse.

A veces la parte más peligrosa de la sobrecarga de trabajo es cuando la gente empieza a sentirse abrumada y «agotada».

Esto suele ocurrir porque hay muchas prioridades que compiten entre sí y la gente no está muy segura de en qué centrarse. También ocurre porque las personas se sienten molestas porque están defraudando a los demás.

Los miembros del equipo también pueden rendirse y dejar de preocuparse. Sienten que no pueden tener éxito, así que ¿por qué deberían molestarse en intentarlo?

Tome nota de las personas que se quejan, parecen estresadas, están frustradas o abrumadas. Estos son signos reveladores de la sobrecarga de trabajo.

Aprenda más: ¿Su equipo está luchando? Entienda el estrés laboral para liderar mejor.

Cómo evitar la sobrecarga de trabajo en su equipo

Las señales son relativamente fáciles de detectar. Pero, ¿qué podemos hacer al respecto? Es fácil no hacer nada y esperar al fin de semana, pero ¿adivina qué? Seguirá siendo un problema el lunes.

En su lugar, veamos algunas formas de manejar la sobrecarga de trabajo.

1. Evite la sobrecarga de trabajo encontrando el origen del problema.

Uno de los mayores retos de la sobrecarga de trabajo es que es difícil de medir.

¿Cuánto trabajo puede soportar Brett el trabajador de mantenimiento? Es difícil saberlo, porque cada persona tiene diferentes límites y capacidades.

Muchos líderes luchan por señalar la sobrecarga de trabajo, porque creen que serán criticados por ser «blandos» o por saltar a las sombras. Por eso hay que entender bien el problema.

En las áreas que más preocupan, empiece a trazar un mapa de todo el trabajo en el que participa la gente junto con los plazos. Pronto verá si tiene un problema porque algunas personas tendrán muchas prioridades junto a su nombre que se deben cumplir en un corto período de tiempo.

Sólo una vez que haya entendido y articulado el problema adecuadamente podrá ayudar realmente a alguien.

Empiece a decir «No».

Una de las habilidades críticas de liderazgo que mucha gente pasa por alto es cómo rechazar y decir «No». El verdadero problema es que mucha gente piensa que decir «No» no es una opción. Recuerde que decir «no» es casi siempre una opción, y debería recordárselo a su equipo.

No querrá rodearse de personas que siempre digan «sí». Prometerán más de la cuenta y no cumplirán lo prometido, y al final se agotarán. Usted quiere personas que se opongan cuando usted no sea razonable, y también debe hacerlo con su jefe.

Una vez tuve un cliente de coaching que estaba abrumado con demasiado trabajo. Le pregunté si había hablado con su jefe sobre su carga de trabajo. Ni siquiera se lo había planteado.

Tu jefe no podrá ayudarte si no sabe cómo te sientes y te enfrentas a ello. Podría ser el momento de tener una conversación sobre la cantidad de trabajo que tienes.

Aprende más: Cómo los líderes pueden dar marcha atrás y decir «no» para mejorar sus carreras.

Da permiso a tu equipo para dejar de hacer cosas.

Cuando te encuentras en una situación de sobrecarga de trabajo, necesitas proteger el bienestar de las personas que te rodean. Una forma de hacerlo es darles permiso para que dejen de hacer algo si están demasiado ocupados.

Todo esto es cuestión de prioridades. Recuerde que si todo es importante, entonces nada es importante.

Identifique algunas de las tareas menos importantes que realiza su equipo. Dé a su equipo permiso para dejarlas pasar o cancelarlas durante un mes. Esto le da a su equipo espacio para respirar y no se sentirán tan mal, porque usted dijo que estaba bien.

Aprenda más: Thoughtful Leader Podcast #80: Qué hacer cuando tienes demasiadas prioridades.

Crea una cultura de comunicación abierta.

La última forma de evitar la sobrecarga de trabajo en tu equipo es entender en qué está trabajando cada uno y mantener las líneas de comunicación abiertas. Esté disponible cuando la gente necesite hablar. Intente dar a su equipo todas las oportunidades para plantear problemas, si lo necesitan.

Asegúrese de hacer un seguimiento del trabajo utilizando algún tipo de sistema, aunque sea una simple hoja de cálculo o incluso un bloc de notas y papel. Necesita tener visibilidad del trabajo, para poder empezar a ver los problemas antes de que se salgan de control.

Incluso cuando todo el mundo está ocupado, necesita sacar tiempo para mantenerse en contacto con su equipo. Puede ayudarle a evitar una desafortunada situación de agotamiento. Haga clic en el siguiente enlace para aprender a crear una comunicación abierta en su equipo.

Aprenda más: 6 poderosas formas de crear una comunicación abierta en tu equipo.

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La sobrecarga de trabajo nunca es divertida, y usted quiere evitarla en su equipo. Aunque parezca una buena idea presionar a su equipo para que lo haga todo, hacerlo tiene un coste.

De nada sirve completar cantidades asombrosas de trabajo, si todos están quemados y descontentos en la línea de meta.